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Grupo StudiowebinariosTudo que você precisa saber sobre o eSocial

Tudo que você precisa saber sobre o eSocial

Itens básicos de admissão

Existe a necessidade de se coletar, de forma prévia, alguns documentos – muitos que não eram praxe em processos de admissão anteriores, para muitas empresas.

“O mais polêmico talvez seja o CPF para filhos. Antigamente, alguns documentos eram desconsiderados, mas o eSocial tornou mais rígido o controle”, diz Luis Vinicius, protagonista do Studio Fiscal.

Alguns dos documentos obrigatórios para o ingresso no eSocial:

  • Carteira de trabalho;
  • Número do PIS;
  • Título de eleitor

“Do ponto de vista trabalhista e legal, isso é benéfico para as empresas, apesar do aumento da burocracia. No entanto, certamente auxilia na formalização do processo de admissão e evita transtornos futuros, como procedimentos trabalhistas ou de procedimentos administrativos internos”, explica Jessyca Ribeiro, advogada trabalhista empresarial.

Isso significa que, no passado, a ausência desses documentos poderia significar insegurança – seja jurídica ou administrativa – para as empresas.

Controle de informação

Um dos principais impactos trazidos pelo eSocial é sobre o controle de informações dos estagiários, que passa a ser de responsabilidade das empresas, e não mais as agências – com a obrigatoriedade de transmissão de todos os dados de cadastro.

O controle dos menores aprendizes também passa a ser maior, o que torna a presença de um menor aprendiz uma urgência para as empresas que não a respeitavam.

Mudanças de processo motivadas pelo eSocial

O eSocial trouxe uma evolução no momento pré-admissional, já que no processo de seleção não era dada tanta atenção para a parte documental. Primeiro, avaliava-se o candidato para fazer o processo seletivo e, depois de escolhido o candidato para a vaga, iria se preocupar com os documentos para o processo de admissão.

Agora, no processo de seleção já é necessário avaliar a parte documental, para evitar que se impeça a admissão do colaborador – algo que, na maior parte das vezes, é urgente e não conta com atrasos.

Nesse sentido, o eSocial apresenta-se também como um incentivador e uma ferramenta de mudança positiva para as empresas na área jurídico-trabalhista.

Maiores erros

Assista ao webinário “eSocial: Processo de Admissão” na íntegra:

Contrato de trabalho

Dentro do departamento pessoal, após o advento do eSocial, é necessária atualização no sentido de regularizar uma quantidade de vícios que empresas costumavam ter. Muitos documentos que eram necessários e deveriam ser obrigatórios não eram exigidos dentro dos departamentos pessoais, algo que mudou com a nova realidade.

Na etapa do processo seletivo, não é necessário levar só a carteira de trabalho. Há uma série de documentos, mesmo que o candidato não seja contratado. Se o candidato não tem título de eleitor, por exemplo, ele não será aceito no eSocial – algo que tem que ser previsto pelas empresas durante o processo seletivo.

Áreas atingidas pelo eSocial

Um dos setores que ficou obrigado a prestar informações com o eSocial é o setor financeiro.

A forma de pagamento é uma das rubricas que precisa ser assinada no novo contexto – remuneração competência ou remuneração caixa, o que vai ser alvo de monitoramento e auditoria, para confirmar que a informação está sendo respeitada.

Muitas empresas ainda entregam o eSocial sem respeitar essa informação, o que se configura em um risco.

Assista ao webinário “eSocial II – Contrato de trabalho” na íntegra:

Desafios na implementação do eSocial

Visto muitas vezes como um bicho-papão, já que nem todos os treinamentos foram oferecidos para as empresas em tempo hábil, o eSocial teve algumas mudanças durante o seu processo, algo que dificultou sua implementação em empresas durante esse período.

Em relação à documentação, o que se percebeu no âmbito das demandas judiciais é que as empresas tomam um cuidado muito maior antes da contratação. É cada vez mais comum RHs preparados para que peçam a documentação antes de iniciar o contrato – já que com o eSocial traz obrigação de enviar as informações mais cedo.

O eSocial, apesar dos desafios, vem causando a diminuição de demandas judiciais e, consequentemente, do passivo das empresas. Até porque deve-se entender que as informações colhidas de forma digital por consequência do eSocial não são compartilhadas apenas com a Receita Federal, mas com uma série de órgãos que passam a ter mais facilidade no acesso e manuseio dessas informações:

  • Receita Federal;
  • Caixa Econômica Federal;
  • INSS;
  • Ministério da Previdência;
  • Ministério do Emprego.

Por outro lado, o eSocial também vem no caminho de diminuir a burocracia. Portanto, há uma série de documentos que passam a ser substituídos pelo eSocial:

  • RAIS;
  • FGTS;
  • Guia do FGTS;
  • CAT;
  • DIRF;
  • Comunicação do Seguro-Desemprego;
  • Perfil profissiográfico previdenciário (PPP),

Exigências do eSocial

Uma das principais mudanças promovidas pelo eSocial seja o fato de que os empregados que têm filhos precisam apresentar o CPF de todos os dependentes, mesmo que menores de idade. Hoje em dia, a Certidão de Nascimento já vem com o CPF, mas isso não era comum em outros tempos.

Portanto, é importante que as empresas tenham um setor de RH atualizado e atento às mudanças trazidas pelo eSocial, além de buscar uma assessoria especializada para se adaptar às novas realidades.

Assista ao webinário “eSocial III – Documentos essenciais” na íntegra:

Atualização do eSocial

Ainda que seja uma ferramenta recente, o eSocial já tem mudanças previstas em sua situação. Pode-se dividir o eSocial em suas questões tributárias e trabalhistas: o aspecto tributário diz respeito à Receita e exige a tributação da folha para que isso seja analisado. Por sua vez, os eventos trabalhistas dão publicidade aos atos da empresa. Por exemplo, questões como férias, mudanças de local ou alterações de horário de trabalho passam a ser públicas para as autoridades.

A atualização do eSocial passa por essas duas questões, mas principalmente pelas questões trabalhistas. No que se refere aos eventos trabalhistas, o eSocial deve passar por um processo de simplificação: eventos de aviso prévio e desligamento, por exemplo, devem ser unificados no que se refere ao envio de documentos.

Ainda que essas atualizações aconteçam, o profissional de departamento pessoal não deve esperar muita mudança na sua rotina de trabalho, já que a documentação completa do funcionário é algo importante para a empresa, independentemente do eSocial.

Sanções

As principais sanções referentes ao eSocial referem-se a declarações entregues fora do prazo, gerando multas que passarão a ser automáticas – com valor mínimo de R$ 500, mas referentes a 2% do valor devido à Receita. Entregas com erros ou omissões também geram autuações.

No âmbito de eventos trabalhistas, as sanções são mais amplas e com valores altos. Falta de informação, falta do cumprimento das regras ou informações incorretas podem gerar autuações do Ministério do Trabalho, órgão responsável pela fiscalização.

Os escritórios ou setores de contabilidade precisam, portanto, atentar para o processo de integração entre os setores da empresa, já que todas as questões passam a ter prazos e a exigir documentações bastante completas.

Assista ao webinário “eSocial IV – Infrações e multas” na íntegra:


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Redação Grupo Studio