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Grupo Studio Franquias Studio FiscalDanfe online: o que é e como usar no seu negócio!

Danfe online: o que é e como usar no seu negócio!

Danfe online: o que é e como usar no seu negócio!

É bem provável que você já tenha ouvido falar em Danfe online ou Danfe web, mas não prestou atenção na importância desse documento empresarial, não é verdade? O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) é imprescindível entre as melhores práticas tributárias. Afinal, permite que se tenha mais agilidade, contribui para o aumento da produtividade e otimiza o processo contábil.

Sendo assim, para compreender um pouco melhor sobre o que estamos falando, acompanhe a leitura e veja um miniguia sobre o assunto!

Afinal, o que é Danfe web?

Explicando de uma forma simples, o Danfe online é o complemento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), pois resume as principais informações que constam referente à venda. É um documento emitido na web que deve vir junto ao produto para que seja transportado — caso contrário, pode ocasionar multa ao veículo da empresa.

Embora seja uma representação gráfica de um documento fiscal, o Danfe Web não tem validade legal, portanto, não precisa ser arquivado. Todavia, nele devem constar dados primordiais, como:

  1. origem e destino da mercadoria;
  2. valores monetários;
  3. tipo de operação (entrada ou saída);
  4. tributos;
  5. quantidade de folhas do documento;
  6. razão social da empresa, CNPJ, Inscrição Estadual (IE) etc.;
  7. número e série da NF-e correspondente;
  8. código de barras do documento;
  9. chave de acesso para consultar a NF-e.

Quais são as suas vantagens?

Talvez você não tenha percebido ainda, mas existem diversas vantagens em utilizar o Danfe web no dia a dia do negócio. Uma delas é facilitar a consulta da NF-e pelo destinatário e pela fiscalização. A seguir, confira outros benefícios desse documento.

 

Confiabilidade no processo

A primeira delas é a confiabilidade do processo, visto que mostra ao cliente que a sua empresa está comprometida em ser transparente na venda. Afinal, esse documento traz os dados mais importantes da transação dispostos de forma resumida, facilitando a visualização e o entendimento deles. Em especial, para quem é leigo em termos fiscais e contábeis.

Também permite ao consumidor checá-los no recebimento da mercadoria, a fim de comprovar se os itens estão corretos. Ou seja, se não há divergências entre o que aponta o documento e os produtos recebidos. Ainda mostra que a empresa segue a legislação, que exige o envio do documento junto com os produtos durante o transporte. Isso gera credibilidade.

Proteção para quem vende

O Danfe tem um canhoto de finalidade comercial com a finalidade de recolher a firma do destinatário da venda. Ele serve como comprovação da entrega de um ou mais produtos — descritos na Nota Fiscal Eletrônica dessa operação —, ao comprador. Isso garante maior segurança para quem vende, desde que guarde o canhoto.

Otimização de atividades ligadas ao Danfe e maior organização

O Danfe online também pode auxiliar na escrituração das operações realizadas e otimizar o tempo de inspeção durante uma possível parada em um posto fiscal. Tendo em vista esses benefícios, a empresa ganha pontos em termos de organização e, consequentemente, obtém uma gestão eficaz de suas partes logísticas e contábeis.

Em relação à escrituração, vale destacar que os erros e inconsistências tendem a diminuir com o uso do Danfe, pois quem emite a NF-e é o mesmo encarregado por esse documento. Com menos equívocos, também é possível economizar o tempo que seria perdido na tentativa de corrigi-los.

Maior controle fiscal

Confirmando a emissão e a existência de uma nota fiscal, a sonegação fiscal tende a diminuir. Afinal, tendo com o Danfe em mãos, é possível consultar sua nota fiscal correspondente. Para isso, é preciso escanear seu código de barras ou ter a chave numérica.

A consulta pode ser realizada no site da Nota Fiscal Eletrônica, do Ministério da Fazenda, ou em um portal/sistema mantido pela Secretaria de Estado da Fazenda do seu estado que tenha essa opção.

Possibilidade de incluir informações

Quem vende o produto ainda pode incluir dados adicionais no Danfe, como informações do transportador. Contudo, eles só podem preencher até 50% do verso desse documento.

Mais controle de inputs e outputs

O Danfe facilita o controle de inputs e outputs (entradas e saídas) na empresa, uma vez que aponta se a operação pertence a um ou outro grupo. Além disso, entrega as principais informações para o controle da organização.

Por facilitar a visualização de dados como quantidade de itens, valores e alguns tributos correspondentes aos itens adquiridos, ele simplifica o trabalho dos colaboradores que precisam monitorar o estoque e as finanças do negócio.

O que difere o Danfe online do XML?

Tanto o Danfe online quanto o XML da nota fiscal são fundamentais para a sua estrutura empresarial. Porém, apresentam funções distintas. É importante conceituar que o arquivo XML é a extensão direta da nota fiscal eletrônica, enquanto o Danfe web é emitido e visualizado em PDF. Isso facilita a impressão do documento.

Note que o XML tem um padrão de escrituração que é constantemente atualizado pela Secretaria da Fazenda. Nele, deve constar todas as informações da negociação e não apenas um resumo como acontece com o Danfe. Vale ressaltar que o arquivo emitido da NF-e precisa ser guardado por, pelo menos, cinco anos, pois é a comprovação de que está agindo dentro da lei.

Como funciona a emissão na prática?

A princípio, a emissão do Danfe deve ser em um papel tamanho A4 (210 x 297 mm) ou ofício 2 (230 x 330 mm). A forma mais recomendada de emitir esse documento é no mesmo sistema utilizado para gerar o arquivo XML da nota fiscal eletrônica, pois ajuda para que não tenha divergências durante o processo.

O Danfe deve ser impresso logo após a autorização da NF-e, por parte da Secretaria da Fazenda, reforçando que o documento terá o resumo da nota. Porém, deve constar a senha de acesso e o código de barras obrigatoriamente.

Se houver extravio do papel durante o transporte da mercadoria, torna-se necessário a reimpressão do documento para encaminhá-lo novamente à transportadora. Lembrando que essa informação deve ser mencionada no documento reimpresso.

Outro detalhe é que só é possível contar com um Danfe para cada NF-e. Quando for preciso, como ao ter mais de um item na nota, é possível emiti-lo em mais de uma folha. Contudo, lembre-se que cada folha precisa ter o mesmo código de barras representativo da Nota Fiscal Eletrônica.

Qual o papel de um sistema de notas eletrônicas na emissão do Danfe web?

É possível adotar um sistema de gestão para imprimir o Danfe de suas operações, a fim de facilitar o controle e a própria produção desse tipo de documento. Para isso, você deve adotar uma ferramenta que tenha essa funcionalidade. Depois, basta adaptá-la para emitir esse documento conforme as especificidades da sua empresa.

Com um sistema de emissão próprio, dá para aproveitar o banco de dados dessa solução em cada novo documento, pois ela contará com informações fiscais, cadastrais e contábeis da empresa. Basicamente, será possível automatizar parte do preenchimento.

É indicado que a solução que imprime Danfe seja a mesma que emite NF-e, evitando informações desencontradas ou erros entre ambos os documentos. Essa é uma recomendação do Ministério da Fazenda.

Também cheque se o sistema atende a todas as regras de emissão do Danfe, para não ter problemas com a emissão de documentos errados. Para tanto, é importante informar-se sobre isso no portal da NF-e.

Às vezes, sua ferramenta de gerenciamento empresarial pode já ter a função de emissão de Danfe, especialmente se você a usa para emitir NF-e. Nesse caso, seria necessário apenas configurá-la para expedir esse Documento Auxiliar da Nf-e.

Nesse caso, você pode até colocar o logo da sua empresa nele, desde que não atrapalhe a leitura do de informações importantes, como código de barras e chave de acesso. Também não pode ultrapassar o limite de 50% mencionado antes.

É interessante observar que o Danfe web é fundamental no processo de relacionamento com o cliente e, naturalmente, faz com que a sua empresa cumpra os requisitos básicos para não ter problemas fiscais.

Ficou com alguma dúvida sobre Danfe web? Entre em contato com nossa equipe para que possamos ajudar você a saná-las!


Jose Carlos Braga Monteiro

Detentor das empresas Studio Fiscal, Studio Law, Studio Corporate, Studio Brokers ,E-Fiscal, E-contábil e Studio Energy o Grupo Studio apresenta serviços corporativos inteligentes com uma expertise de mais de 20 anos. Presente em todo o território nacional através de seus franqueados e aliançados, o Grupo apresenta uma grande sinergia quanto aos seus modelos de negócio.