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Auditoria fiscal: Documentos necessários para sua realização

 O controle tributário trazendo melhores resultados

Mais do que prevenção e organização, a auditoria fiscal é dever de todos empresários para com seus negócios, podendo ser uma prática ainda desconhecida por alguns, principalmente iniciantes no campo do empreendedorismo.

A diversidade tributária brasileira, com seus três patamares de cobrança, qual seja, o federal, estadual e o municipal, pode causar certas dúvidas e receios de descumprir a lei. Para estar em dia com as atribuições legislativas é preciso manter os documentos atualizados, sendo apenas o primeiro passo.

Portanto, esta inspeção permitirá avanços e melhorias na gestão financeira da empresa, definindo o destino de aplicação de cada recurso, evitando-se também a ocorrência de fatores que resultem em multas, sanções, e penalidades diversas.

No que consiste a auditoria fiscal?

A auditoria fiscal consiste, em sua essência, no estudo e investigação de possíveis falhas, se há fraude, e se a empresa está sabendo empregar com inteligência seu capital. Mensurar a influência do regime fiscal adotado, como também sua repercussão na saúde do negócio, será a base de sua reestruturação.

Este procedimento será realizado por um contador, que não possua vínculos com a companhia, para que assim aja de forma neutra e isenta, analisando as possibilidades e melhores soluções para cada caso. Esta exteriorização torna todo o processo mais preciso, democrático e confiável, além da garantia do uso de tecnologias específicas para esta finalidade, facilitando e simplificando sua metodologia.

O momento ideal para a fiscalização

Para que se alcance a potencialização financeira, a auditoria deve estar presente no cotidiano empresarial, sendo recorrente. Negligenciar esta questão acarretará prejuízos, perda de capital, e decrescimento econômico. Na iminência de ações fraudulentas ou erros mais graves, deverá se proceder com o levantamento imediatamente.

Existem duas espécies de auditoria fiscal: a que se faz no ambiente da própria empresa, preferencialmente, com profissionais contratados, e a realizada pela Receita Federal, por um agente público, onde qualquer inconstância será constatada. Versa o Código Tributário Nacional, em seu artigo 142, das competências privativas das autoridades administrativas, dentre outras práticas, apontar o devedor de um tributo, e aplicar as penalidades necessárias, em caso de irregularidades.

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Especialista em Direito Tributário, o professor Silvio Crepaldi enumera sobre quais obrigações recairá o supervisionamento, sendo tanto nas principais (decorrentes dos fatos geradores de tributos, com o fim de que sejam pagas as prestações), quanto em suas acessórias (que tem como objeto facilitar e viabilizar a arrecadação dos impostos). A análise geral e detalhada de todas movimentações feitas por uma corporação, precisarão de maneira clara e objetiva se as determinações legais estão sendo devidamente cumpridas.

O surgimento do Sistema Público de Escrituração Digital

Criado pelo Governo Federal, no programa de aceleração de crescimento, no período compreendido entre 2007 e 2010, armazena dados fiscais e contábeis de forma mais sofisticada, otimizando o balanço e a exploração dos documentos, feito eletronicamente. Visando aprimorar o cadastro das informações e suas análises, o programa é dividido em modalidades, de acordo com a natureza dos dados prestados.

Há o SPED Fiscal, SPED Contribuições, SPED Contábil, Escrituração Contábil Fiscal, Nota Fiscal Eletrônica, e-Social, e Reinf. Cada um voltado para uma especificidade, tornando o cruzamento destes informes mais objetivos.

Os documentos utilizados no processo

A administração empresarial deverá juntar a documentação essencial para que se proceda a auditoria fiscal, de acordo com o tipo de atividade exercida, em determinado ramo, sendo primordial a apresentação de:

 

  1. Notas fiscais de entrada de fornecedores: em que constem a aquisição de materiais de uso e consumo, intermediários, e para revenda; obtenção de insumos; bens do ativo imobilizado; entradas em devolução; faturas de telecomunicações e energia elétrica; entradas para consertos, em demonstração, em consignação, e eventuais entradas de amostras grátis.
  2. Notas fiscais de entrada emitidas pela empresa: com o registro de todas as transações feitas pela empresa, através do lançamento de serviços e produtos assimilados.
  3. Notas fiscais de saída: qual seja, de venda; produção; transferência; venda de bens do ativo imobilizado; de remessa em demonstração e consignação; venda de mercadorias para exportação; de prestação de serviços; de devolução; e outras espécies de saída.
  4. Livros fiscais: com a transcrição adequada das entradas; saídas; registro de apuração do ICMS; apuração do IPI; registro dos serviços prestados; utilização de documentos fiscais; registro de inventário; e termos de ocorrência.
  5. Guias de ICMS: guia de informação e apuração do ICMS – GIA/ICMS; guia de informação das operações e prestações interestaduais – GI; DFC – declaração fisco-contábil; guia nacional de informação e apuração do ICMS – substituição tributária – GIA/ST; guias de recolhimento do ICMS – GR/PR; e guias de recolhimento do ISS.
  6. Memórias de cálculo: concernentes ao imposto de renda; contribuição social; PIS; COFINS; IPI, ISS;
  7. Outros documentos: como os balancetes mensais; apuração dos resultados obtidos; e qualquer outro meio idôneo de se demonstrar a dinâmica financeira.

As consequências em deixar de apresentar os documentos e descumprir as obrigações

Se uma empresa está em débito com o fisco, suas opções de atuação e benefícios concedidos estarão demasiadamente limitados. A maior repercussão reside na impossibilidade de concorrer em licitações, pois um dos requisitos é a certidão de negativa de débitos tributários, seja na esfera federal, estadual ou municipal.

Será inviável também a concessão de créditos, como empréstimos, pois negócios que se encontram em crise financeira possuem baixa credibilidade. Ressalta-se ainda a alta porcentagem das multas previstas, principalmente as referentes ao atraso nos pagamentos dos impostos.

A hipótese de responsabilidade penal e bloqueio de bens

A evasão fiscal, se materializando em ações como a sonegação de impostos, poderá acarretar a responsabilização dos dirigentes empresariais no âmbito criminal. A falsificação documental, a omissão de informações relevantes, e atitudes consideradas fraudulentas, indo muito além do não pagamento dos tributos, são tipificados como crime pela Lei n° 4.729/65, sendo possível até mesmo que seja decretada a prisão dos responsáveis.

Caso a companhia venha a figurar no polo passivo de uma ação de execução, dado seu inadimplemento fiscal, constatando-se a inviabilidade de ser efetuado o pagamento da dívida em questão, poderão ser bloqueados os seus bens. Na ocorrência de fraudes e desobediência legal, haverá a possibilidade de que o juiz decida pela desconsideração da personalidade jurídica, visto a intenção de seus donos ou sócios causarem a confusão entre patrimônios pessoais com os da empresa.

A perda da documentação

Uma situação que poderá colocar a empresa e seus administradores em risco de multas consideravelmente altas, é imprescindível que sejam recolhidos os documentos referentes aos últimos cinco anos, no mínimo. O surgimento de sistemas e programas no ambiente virtual, como a nota fiscal eletrônica, torna este armazenamento mais fácil e simples, como também simplifica a comparação de dados, através de um cruzamento de informações rápido, feito pelo próprio software.

Hábitos simples, porém, indispensáveis, são o monitoramento e acompanhamento de documentos ou notas fiscais que se baseiam em transações falsas ou inválidas, sendo descartadas no SEFAZ, para que não se enquadrem em fraudes e ilicitudes. Em relação às notas de prestação de serviços, que são de competência das prefeituras, se estiverem irregulares deverão também serem desconsideradas. É possível fazer o download das notas fiscais pelo portal do SEFAZ.

As bonificações concedidas no momento da auditoria fiscal

Um negócio pode se beneficiar de variadas formas com a auditoria efetiva. Não apenas resgatando valores pagos além do que era de fato devido, mas também sendo contemplados com bonificações e outras espécies de cortesias, que irão viabilizar maior lucratividade e espaço no mercado. Com o cumprimento correto dos encargos em dia, há também a previsão de prováveis isenções fiscais e reduções consideráveis.

Uma das mais populares é a bonificação por mercadorias, sendo estas recebidas com promoções e em conjunto com outras regalias. Para que não seja considerada na base de cálculo, e, consequentemente, ser tributada, deverá ser denominada como redutora do preço da venda. Com este exemplo, resta demonstrada a necessidade de correlação estrita entre a bonificação recebida e o tipo de atividade mencionada.

Os valores pagos indevidamente poderão ser reavidos, além do reenquadramento da empresa em um regime tributário que melhor atenda ao seu modo de funcionamento. Saber interpretar o dinamismo econômico empresarial aos moldes do Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido, para que assim se possa mensurar os impactos da aplicação de cada um destes sistemas, de forma a optar pelo mais benéfico, definirá rumos promissores no mercado, em termos de competitividade.

É também necessária a atenção para a contabilização correta das bonificações, sendo descritas como descontos incondicionais, não recaindo sobre elas impostos como PIS e COFINS. Contudo, para os optantes do Lucro Real, recairão sobre tributos como IRPJ e CSLL, pois geram ganhos para as empresas que recebem estes benefícios.  

O acompanhamento e a assistência empresarial rumo ao sucesso

É notória a diferença que a assessoria tributária e fiscal proporciona para a jornada de um negócio. Com toda a complexidade da lei brasileira, com constantes edições de novas regras e interpretações jurisprudenciais, o administrador que observar estas mudanças, adaptando-se aos novos modelos e exigências, estarão muitos passos a frente de seus concorrentes, construindo assim sua reputação, autoridade e confiabilidade. Sua empresa também pode fazer parte desta estatística de empreendimentos que se destacam. Entre em contato conosco e conheça os diferenciais da Grupo Studio.


José Carlos Braga Monteiro

Detentor das empresas Studio Fiscal, Studio Law, Studio Corporate, Studio Brokers, E-Fiscal, E-contábil e Studio Energy, o Grupo Studio apresenta serviços corporativos inteligentes com uma experiência de mais de 20 anos. Presente em todo o território nacional por meio de seus franqueados e aliançados, o Grupo Studio apresenta uma grande sinergia quanto aos seus modelos de negócio, oferecendo soluções completas para empresas.