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Grupo Studioe-ContábilAnálise da documentação contábil: Fique em conformidade com a lei

Análise da documentação contábil: Fique em conformidade com a lei

Com as massivas alterações diárias nas normas tributárias é extremamente difícil se manter atualizado. Não é de se espantar que 9 em cada 10 empresas do Brasil tem algum problema fiscal, seja em escala municipal, estadual ou federal.

Leis tributárias x Empresário brasileiro

Na opinião do presidente executivo do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação, João Eloi Olenike, acompanhar o processo legislativo brasileiro é de dificuldade extrema, em virtude das constantes edições de novas normas e mudanças em série das já existentes. Isso faz com que a gestão de impostos seja uma das principais dificuldades enfrentadas pelos empresários.

Um estudo realizado pela Doing Business mostrou que os empresários brasileiros perdem 85 dias por ano tentando se manter em regularidade com a lei. Até mesmo escritórios de advocacia e de contabilidade, especializados em lidar com os impostos, apresentam essa mesma limitação e irregularidades com o fisco.

Em um país onde os empresários comprometem três meses do seu faturamento anual somente com o pagamento de impostos, a identificação de créditos tributários se tornou a arma secreta do empresário brasileiro.

Realizando a análise da documentação contábil dos últimos 5 anos é possível pedir a revisão de quaisquer tributos pagos e recuperar créditos atuando apenas em esfera administrativa. É um direito previsto em lei aplicável a todas as empresas.

Com tantas atualizações, sua contabilidade consegue acompanhar as exigências? Entenda neste artigo a importância da análise da documentação contábil para a saúde da sua empresa. Siga conosco!

Quem tem medo da auditoria? O fisco deveria ter.

Após uma análise minuciosa da documentação contábil e tributária, 99% das empresas atendidas pelo Grupo Studio apresentaram créditos a reaver provenientes de impostos pagos desnecessariamente.

Como dito acima, os últimos cinco anos podem ser revistos. Para que esse trabalho seja realizado com máxima eficiência, o ideal é que toda a documentação contábil da empresa esteja acessível, organizada e com máximo detalhamento possível. Dessa forma, a equipe encarregada da análise poderá trabalhar com informações confiáveis e trazer resultados consistentes.

Embora pareça assustador, principalmente quando lembramos do volume de documentação a ser analisada, a auditoria é essencial para o bom funcionamento do negócio. Por meio desta análise é possível apurar divergências ou pendências fiscais e tributárias a serem corrigidas e permite a atuação de forma preventiva, evitando problemas com o fisco e dores de cabeça posteriores.

Leia também: Entenda a importância da auditoria tributária para a sua empresa

A importância da organização

Além de extremamente útil para revisão tributária, esses documentos servem como base para a criação de diagnósticos financeiros da empresa. Ao organizar essa documentação, a empresa adquire um olhar aprofundado para o cenário presente e consegue prever riscos que possam recair sobre o negócio em cenários futuros, podendo planejar com maior segurança os próximos passos. Ter o domínio sobre a contabilidade colabora para um planejamento estratégico assertivo e ajuda a alta gestão na tomada de decisão.

Pela visão jurídica, a informação possui enorme relevância no cenário das decisões. Atuar de acordo com a legislação é um requisito básico para a segurança financeira de qualquer empresa, evitando sanções e multas que podem trazer grandes prejuízos e desequilibrar as contas do negócio. A organização documental também é imprescindível para estudos de casos ou provas judiciais.

Eventuais perícias contábeis solicitadas em juízo podem ser facilmente comprovadas se a contabilidade estiver em dia. Para o caso de funcionários mal-intencionados que buscam por falhas ou se aproveitam de brechas no planejamento contábil, estar em dia é se precaver desse tipo de situação.

O mesmo vale para contestações trabalhistas. Mesmo sabendo que não é o correto a se fazer, ainda é grande o número de empresas que deixam de lado obrigações se apoiando na esperança de não serem notadas. Manter a contabilidade em dia significa honrar todas as obrigações, conforme manda a legislação.

Com mais de 20 anos de atuação, o Grupo Studio comprovou que quando o planejamento tributário é ignorado, a empresa sobre impactos desde perdas no fluxo de caixa e queda na eficiência da operação, causando perda de competitividade no mercado, até danos significativos e enormes perdas de capital.

Saiba mais: Planejamento tributário como estratégia de redução de carga tributária

Mas, afinal, o que é documentação contábil?

Os documentos contábeis são aqueles que servem de base para os lançamentos contábeis e para o cálculo de obrigações principais e acessórias na rotina fiscal. De modo geral, dizem respeito à movimentação financeira do negócio e cada um deles serve como elemento de comprovação para o registro contábil de sua correspondência.

Entre os principais, podemos citar:

  1. Notas fiscais de entrada, que se referem à compra de bens e à aquisição de serviços;
  2. Notas fiscais de saídas, referentes às vendas de produtos e à prestação de serviços;
  3. Extratos bancários das contas da empresa;
  4. Duplicatas pagas;
  5. Comprovantes de pagamentos (custos e despesas);
  6. Cópias de cheques emitidos;
  7. Comprovantes de créditos e débitos bancários etc.

É preciso que o arquivamento destes documentos seja feita com total integridade pois não é aceito nenhum tipo de dano ou rasura. Além disso, devem ser arquivados em ordem cronológica, conforme lançamento nos livros contábeis, de acordo com a periodicidade definida pela empresa.

Manter a organização da documentação contábil em dia representa segurança jurídica para a companhia.

Existem três dispositivos legais relacionados ao prazo de guarda da documentação comercial e fiscal:

  1. a) O artigo 195 do Código Tributário Nacional, que determina que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os respectivos comprovantes dos lançamentos deverão ser considerados até o termo final de prescrição dos créditos tributários das operações a que se refiram.
  1. b) O artigo 37, da Lei 9.430/1996 determina que os comprovantes de escrituração relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis futuros serão conservados até que a decadência do direito da Fazenda Nacional constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.
  1. c) O artigo 4º do Decreto-Lei 486/1969 determina que o comerciante deve conservar em ordem enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes. Portanto muitos livros por serem também de natureza mercantil devem observar os prazos societários e da legislação comercial.

O Novo Código Civil Brasileiro exige a prestação de contas por parte dos administradores, conforme destaca o Artigo 1020.

Art. 1.020. Os administradores são obrigados a prestar aos sócios contas justificadas de sua administração, e apresentar-lhes o inventário anualmente, bem como o balanço patrimonial e o de resultado econômico.

Em casos de requerimento de recuperação judicial, também é necessário apresentar os livros contábeis rigorosamente em dia, conforme o artigo 7 da Lei 11.101/2005.

Art. 7. A verificação dos créditos será realizada pelo administrador judicial, com base nos livros contábeis e documentos comerciais e fiscais do devedor e nos documentos que lhe forem apresentados pelos credores, podendo contar com o auxílio de profissionais ou empresas especializadas.

No caso de revisão tributária, como a atuação é realizada exclusivamente em esfera administrativa, não há necessidade de perder tempo e recursos em brigas judiciais, tornando o modelo cada vez mais utilizado pelo empreendedor moderno. Um bom planejamento tributário e estratégico, seja para manutenção ou recuperação de empresas, é fundamental para garantir a saúde financeira das empresas.

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José Carlos Braga Monteiro

Detentor das empresas Studio Fiscal, Studio Law, Studio Corporate, Studio Brokers, E-Fiscal, E-contábil e Studio Energy, o Grupo Studio apresenta serviços corporativos inteligentes com uma experiência de mais de 20 anos. Presente em todo o território nacional por meio de seus franqueados e aliançados, o Grupo Studio apresenta uma grande sinergia quanto aos seus modelos de negócio, oferecendo soluções completas para empresas.