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Grupo Studio Franquias E-FiscalEsses 3 erros de gestão de estoque podem derrubar sua logística

Esses 3 erros de gestão de estoque podem derrubar sua logística

Como fazer a corretamente a gestão do seu estoque

Muitas pessoas pensam que a gestão de estoque é simplesmente um controle da entrada e saída de produtos. Porém, na realidade ela tem um papel muito mais estratégico, compondo o capital de giro — em outras palavras, o montante disponível para que a empresa se mantenha operando por um determinado período.

Com isso, a gestão de estoque acaba se tornando um dos pontos mais importantes da administração empresarial, afetando diretamente as outras áreas. Inevitavelmente, ela se integra aos demais setores, desde o comercial até a produção.

Por isso, cometer qualquer equívoco em relação ao estoque pode custar muito caro. Então, que tal se prevenir? Conheça os principais erros da gestão de estoque e confira outras informações relevantes!

O que é gestão de estoque?

Gestão de estoque é a administração dos recursos materiais de uma organização com potencial de gerar receita no futuro, como mercadorias, componentes e matéria-prima. Normalmente, o responsável por essa área é o Gerente de Operações.

Qual é a importância da gestão de estoque para as empresas?

Como você já sabe, a gestão de estoque impacta diretamente nos outros setores da organização. Mas imagina o quão importante ela é? Observe a seguir os três pontos principais que mostram motivos pelos quais a gestão de estoque não pode ser ignorada.

Otimização de recursos

Quando a empresa tem uma boa gestão de estoque, ela consegue chegar ao ponto ideal da quantidade de mercadorias e insumos. Enquanto a escassez de recursos gera perda nas vendas, o excesso faz com que a companhia fique com muito dinheiro parado — além de trazer custos extras de manutenção.

Por outro lado, um bom controle cria uma vantagem competitiva, reduzindo custos e fazendo com que o dinheiro seja utilizado da melhor maneira e nos momentos certos. Desse modo, a organização aumenta seu poder de compra, podendo negociar com fornecedores e conseguir melhores preços. Também torna-se possível investir o capital excedente ou investir em outras áreas do negócio. Ou seja, a gestão de estoque está diretamente ligada à saúde financeira e à sustentabilidade econômica.

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Redução de prejuízos

Além de garantir uma boa gestão de mercadorias, o controle de estoque é responsável por evitar desperdícios de material, especialmente nas indústrias. Um estoque limpo e organizado diminui os riscos de quebras, furtos e defeitos. Obviamente, isso tudo também impacta o caixa da organização.

Melhoria da gestão financeira

Na prática, o estoque nada mais é do que dinheiro aplicado em ativos. Sendo assim, faz todo sentido afirmar que a administração desse setor também faz parte da gestão financeira como um todo. O controle do estoque não apenas gerencia as entradas e saídas de itens, mas também indica o aumento ou a retração da demanda, direcionando a produção e as movimentações de caixa.

Quais os principais pontos da gestão de estoque?

Agora que você sabe a importância que uma boa gestão de estoque tem nas empresas, é importante conhecer as bases desse controle. Ao implementar com eficiência os pontos a seguir, você já terá um gerenciamento bastante eficiente. Depois, basta fazer melhorias com o passar do tempo, profissionalizando cada vez mais a área. Confira!

Criação de rotina

Uma empresa que não tem uma rotina de controle do estoque fica totalmente perdida. Acaba comprometendo seu capital de giro e criando certa confusão na administração do negócio. Por isso, não basta dar uma checada no estoque de tempos em tempos: é preciso criar e padronizar processos diários — ou, no mínimo, semanais — de conferência dos itens. Dessa maneira, fica muito mais fácil identificar excedentes ou faltas, além de evitar esquecimentos e erros.

Registro dos produtos

A única maneira de ter o seu estoque realmente sob controle é contando com um registro de todos os produtos contidos nele. Para isso, o ideal é elaborar uma ficha de gerenciamento de estoque. Nela, você discriminará não somente a quantidade de cada tipo de mercadoria, mas também as datas de entrada e saída, as validades, as unidades de medida, a localização de cada item dentro da empresa e os respectivos custos de compra e venda.

Com essas informações lançadas em um sistema de gestão, ficará muito simples coordenar todo o setor. Assim, será possível melhorar a aquisição junto aos fornecedores, otimizar o armazenamento, aprimorar o controle financeiro e abastecer o comercial com informações importantes.

Definição de estoque mínimo e máximo

Conforme comentamos, tanto a falta de insumos como o excesso de mercadorias podem trazer problemas à empresa. Por isso, a definição de estoque mínimo e máximo é um dos pontos mais importantes para o funcionamento de qualquer empresa que comercialize produtos. Enquanto a quantidade mínima evita a perda de vendas por falta de itens, a quantidade máxima combate a estagnação. Ao implementar essas delimitações, a companhia passa a ter muito mais clareza e objetividade na gestão de estoque.

E os principais erros, quais são?

Até aqui, apresentamos a você o contexto da gestão de estoque, mostrando sua importância e os fundamentos de sua aplicação. Saiba mais sobre os erros mais comuns cometidos pelas empresas — tenha atenção, pois eles podem derrubar sua logística!

1. Esquecer a sazonalidade

Imagine inúmeros pedidos chegando até a sua empresa, com clientes loucos para comprar seus produtos. Esse é o cenário ideal para todo gestor, não é verdade? No entanto, ele pode ser frustrado se não houver um planejamento em relação aos picos de venda. Perder o ápice da sazonalidade pode custar muito caro. Nesses casos, não adianta colocar a culpa no fornecedor: a responsabilidade é da própria organização.

2. Não negociar com os fornecedores

Da mesma forma que você deseja adquirir mercadorias e insumos, os fornecedores querem fechar negócio. Negociar prazos e descontos com parceiros é algo corriqueiro nas corporações que fazem um bom controle de estoque. Por outro lado, várias empresas que ignoram as boas práticas do setor acreditam que pedir descontos ou prazos maiores será encarado como uma ofensa. Resumindo: não tenha medo de investir esforços em negociação estratégica.

3. Não prever demanda

Não são apenas os picos de sazonalidade que precisam de uma previsão. Na verdade, todo o trabalho de uma empresa está baseado nas projeções de demanda. Quer um exemplo? Normalmente, 20% dos produtos representam 80% das vendas. Se um gestor não observa esse ponto, a organização corre o risco de deixar de comprar os itens que são carros-chefe da operação. Com isso, o consumidor se frustra e o resultado negativo aparece no caixa. Portanto, seja analítico e organizado na hora de controlar a demanda.

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Na busca por aumentar os lucros da empresa, as estratégias geralmente passam pela otimização da gestão de estoque. Essa é uma área que, quando bem administrada, pode até passar despercebida. Por outro lado, os eventuais erros que ocorrem ficam muito evidentes, pois custam caro para qualquer organização. Portanto, agora que você conhece a importância do controle do estoque, implemente melhorias constantes nesse setor. Sem dúvida, o empenho em cuidar desse ponto tão crucial se refletirá nos resultados.


José Carlos Braga Monteiro

CEO do Grupo Studio. Advogado especialista em Direito Tributário e Econômico, lidera a maior rede de franquias e soluções corporativas inteligentes do Brasil, há mais de 20 anos.