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Grupo Studio Franquias E-FiscalEntenda o que é GFIP e como enviar o certificado digital pelo Simples!

Entenda o que é GFIP e como enviar o certificado digital pelo Simples!

Você sabe o que é GFIP? Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) é um documento usado para o recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). Seu objetivo é encaminhar dados dos trabalhadores segurados para a Previdência Social. Esse envio é feito por meio de plataformas específicas, podendo exigir o uso de certificado digital, dependendo da forma de entrega das informações.

Desde 2015 o Governo Federal iniciou uma agenda com o objetivo de exigir que as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) adeptas ao Simples Nacional tenham um Certificado Digital para enviar a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP).

Essa obrigação está prevista nos Artigos 72 e 102 da Resolução 94 do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN), de 29/11/2011 e também no Parágrafo 7 do artigo 26 da Lei Complementar 123, de 2006. As leis podem até parecer claras, mas muitos profissionais ainda têm dúvidas sobre esse assunto: quando e quem realmente precisa enviá-los e qual a real necessidade de um certificado digital para isso?

Com o objetivo de acabar de uma vez por todas com qualquer dúvida explicamos abaixo o que é GFIP e o que é certificado digital. Além disso, esclarecemos mais 5 dúvidas sobre essa obrigação. Confira!

O que é Certificado Digital?

O certificado digital é uma identidade virtual, de uma pessoa física ou jurídica. Ele tem validade jurídica e fiscal, sendo usado para a transmissão de diversas informações fiscais. Assim, os órgãos fiscalizadores conseguem apurar se esses dados são corretos e verídicos.

Ele é validado por uma autoridade de certificação, o que faz com que a identidade do portador seja criptografada e acessada somente por softwares especializados. São diversos tipos, dependendo da forma como serão usados.

Uma autoridade de certificação pode ser pública ou privada, e é ela que emite certificados digitais a diversas empresas e entidades e responsabiliza-se pela fiscalização da documentação.

Os tipos de Certificado Digital são:

  • Tipo A: o mais comum, utilizado para assinatura de documentos, transações eletrônicas;
  • Tipo S: usado para quem precisa criptografar os dados;
  • Tipo T: certifica a hora e o dia em que foi assinado o documento eletrônico;
  • Tipo A1: é gerado e armazenado no computador do titular, dispensando o uso de cartões inteligentes ou tokens;
  • Tipo A3: é igual ao A1, mas fica disponível em token ou cartão, podendo ser utilizado em qualquer computador. Ele é necessário para a realização de escrituração do SPED e Escrituração Contábil Digital (ECF), por exemplo.

O que é GFIP?

A GFIP é a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social e é utilizada para passar para a Previdência Social informações relativas aos segurados e recolher o tributo. Ela deve ser entregue pelas empresas até o dia 7 do mês seguinte àquele em que a remuneração foi paga aos funcionários contratados com registro na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

A GFIP pode ser acessada de duas formas:

  1. Dentro do SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), um aplicativo desenvolvido pela Caixa Econômica Federal destinado a todas as pessoas físicas, jurídicas e contribuintes equiparados a empresa que é responsável por consolidar os dados cadastrais e financeiros dos contribuintes e trabalhadores para repassar ao FGTS e à Previdência Social.
  2. Via Conectividade Social ICP, um canal online para o envio de informações referentes ao FGTS. Mais seguro e prático que o SEFIP, por não ter a necessidade de instalar um software.

O que é preciso saber sobre GFIP?

Agora que você já sabe o que é GFIP e já entende a importância do certificado digital, separamos 5 pontos importantes sobre o envio das informações. Acompanhe!

1. Quais empresas precisam de certificado digital para o envio da GFIP?

Como citado na lei acima, em 2015 o governo iniciou a ampliação da exigência da adoção do certificado digital para as empresas do Simples Nacional. O calendário começou ao incluir as empresas com mais de 10 funcionários, em janeiro de 2016 se estendeu para as empresas com mais de oito empregados e depois para as que contam com mais de cinco colaboradores.

A última etapa foi concluída em janeiro de 2017, quando também se enquadraram MEs e EPPs com mais de 3 empregados.

2. Uma empresa que é atendida por um escritório contábil responsável pelo envio da GFIP precisa de Certificado Digital?

Depende muito do meio de transmissão da GFIP usado pelo contador. Se ele usar o SEFIP, o uso do certificado digital não é necessário.

Isso já não acontece com o Conectividade Social ICP, pois o acesso a essa plataforma só é possível com o certificado digital da própria empresa. O contador precisará do acesso ao certificado digital da empresa ou ter uma procuração eletrônica gerada por esse mesmo certificado.

3. Uma empresa que não tem empregados se enquadra nessa lei?

Conforme mencionado acima, apenas empresas com mais de três funcionários precisam de certificado digital para envio de GFIP. Se a empresa não têm empregados, não há necessidade Certificado Digital para enviar GFIP.

Vale destacar, ainda, os contribuintes que não têm a obrigação de fazer a entrega:

  • contribuinte individual sem o segurado que lhe preste serviço;
  • segurado especial;
  • órgãos públicos em relação aos servidores estatutários filiados a regime próprio de previdência social;
  • empregador doméstico que não recolher o FGTS para o empregado doméstico;
  • segurado facultativo.

4. O que acontece se houver atraso na entrega?

A Receita Federal prevê penalidades para o contribuinte que, estando obrigado a fazer a entrega, não enviar a GFIP dentro do prazo determinado. Segundo o órgão, a guia deve ser recolhida até o dia 7 do mês subsequente ao do fato gerador da contribuição à Previdência Social. É o caso do salário pago ao trabalhador.

Assim, se a remuneração foi paga em 5 de agosto, por exemplo, o envio deve ser feito até 7 de setembro. Como você deve ter notado, 7 de setembro é feriado. O que acontece nesse caso? A Receita Federal orienta que, quando não há expediente bancário no dia 7, a entrega deve ser feita até o dia anterior. Isto é, o limite passa a ser a data de funcionamento dos bancos imediatamente anterior ao dia 7.

Independentemente do motivo do atraso, quando a guia não for recolhida dentro do prazo, o contribuinte estará sujeito às multas previstas na Lei nº 8.036/1990, que é de 2% ao mês. Essa alíquota incidirá sobre o total de contribuições informadas. Não faz diferença se os valores serão integralmente pagos ou não. Em qualquer caso, o valor de referência será o que foi comunicado.

Entretanto, há um limite máximo. O percentual a ser recolhido não pode ser superior 20% das contribuições informadas. Além disso, devem ser observados os valores mínimos de pagamento, que serão de R$ 200,00, no caso das declarações sem fato gerador, e de R$ 500,00, nos demais casos.

5. O que deve ser informado?

No momento do envio, o contribuinte deve estar atento aos dados necessários, para que não ocorram irregularidades ou seja necessário fazer retificações posteriores. A Receita Federal divide as informações em três grupos:

5.1. Dados cadastrais

Corresponde às informações de cadastro do empregador/contribuinte e dos trabalhadores.

5.2. Bases de incidência do FGTS e das contribuições previdenciárias

Devem compreender:

  • remunerações dos trabalhadores;
  • comercialização da produção;
  • receita de espetáculos desportivos/patrocínio;
  • pagamento a cooperativa de trabalho.

5.3. Outras informações

Em casos específicos, é necessário informar:

  • movimentação de trabalhador (afastamentos e retornos);
  • salário-família;
  • salário-maternidade;
  • compensação;
  • retenção sobre nota fiscal/fatura;
  • exposição a agentes nocivos/múltiplos vínculos;
  • valor da contribuição do segurado, nas situações em que não for calculado pelo SEFIP (múltiplos vínculos/múltiplas fontes, trabalhador avulso, código 650);
  • valor das faturas emitidas para o tomador (no código 211).

Agora você já sabe o que é GFIP, a importância do certificado digital e o que levar em conta na hora de fazer o envio. Falta frisar que é importante estar sempre atualizado a possíveis mudanças. Por isso, sugerimos que acompanhe com frequência nosso blog.

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Redação Grupo Studio