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Grupo StudioE-ContábilQuais são os diferentes tipos de SPED e como cada um afeta sua empresa?

Quais são os diferentes tipos de SPED e como cada um afeta sua empresa?

Como o SPED afeta sua empresa

A automação de processos e a integração de sistemas são grandes aliados das empresas que buscam reduzir gastos e ganhar produtividade. Em um país onde os empresários comprometem três meses do seu faturamento anual somente com o pagamento de impostos, explorar ferramentas que garantem agilidade e segurança na transmissão de informações pode ser o diferencial para conquistar melhores resultados.

Afinal, a melhor forma de aumentar o lucro é reduzir custo. Com o enquadramento correto da sua empresa e o lançamento das escriturações dentro de seus prazos de entrega, é possível evitar penalidades e multas que afetem o rendimento do negócio.

Mas com 31 novas normas tributárias sendo criadas diariamente no Brasil, como se manter atualizado sobre prazos e exigências?

Neste artigo você vai entender o que é o SPED, seus tipos e como ele ajuda sua empresa a ganhar tempo e segurança na hora de enviar suas escriturações.

O que é o SPED

SPED é o Sistema Público de Escrituração Digital e faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal, surgindo como solução tecnológica na comunicação entre a pessoa jurídica e o governo. De forma simples, é um software disponibilizado pela Receita Federal que garante entregar, validar e armazenar as informações contábeis, fiscais e previdenciárias e promover a integração com os órgãos fiscalizadores, para que dados, prazo de entrega e outras exigências sejam cumpridas.

Seu objetivo é unificar a entrega e uniformizar os documentos contábeis auxiliando na identificação de erros ou ilícitos tributários, além de reduzir o volume de documentos físicos e os encargos com obrigações acessórias. Com as informações em ambiente digital os órgãos fiscalizadores e reguladores têm maior detalhamento, acesso mais ágil e padronizado das informações contábeis de pessoas jurídicas.

Ele representa o avanço da relação entre o fisco e os contribuintes. As informações, antes armazenadas em papel, viram dados digitais, trazendo agilidade e confiabilidade na comunicação entre o contribuinte e o governo.

Como utilizar o SPED

O Sped possui vários módulos, cada um com suas particularidades, e requer profundo conhecimento da legislação, do sistema e do funcionamento. O preenchimento incorreto de formulários pode pôr em risco a qualidade fiscal. Sendo assim, organizar os processos internos com uma assessoria especializada é essencial para otimizar esforços e minimizar erros. Somente com o treinamento das equipes e a atualização das rotinas administrativas é possível estar em conformidade com as normas legais.

Uma das maiores causas do envio de informações incoerentes é a falta de planejamento e organização, que pode ser interpretada como má conduta pelo fisco, resultando na aplicação de multa e outras penalidades. É importante que a apuração dos dados seja feita com antecedência e que todos os setores da empresa entendam o novo cenário fiscal para que o trabalho de mapeamento possa ser feito com o cuidado e a atenção que exige.

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Antes do envio dos documentos, o mais indicado é que seja feita uma auditoria para verificar os registros adequadamente e validar o cruzamento das informações, ajudando a apontar falhas e inconsistências em um ambiente similar antes de apresentá-los em ambiente oficial. Isso possibilita correções e melhorias prévias, contribuindo como análise crítica, auxiliando a empresa na tomada de decisões estratégicas de forma mais acertada e propiciando aperfeiçoamentos.  

Leia também: Entenda a importância da auditoria tributária para a sua empresa.

Com a parametrização das informações tal como exigida pelo SPED, o grau de exigência para validação dos arquivos aumentou e os escritórios de contabilidade precisaram se adequar às alterações mas, numa visão geral, o sistema tornou o trabalho mais simples e menos burocrático.

Quais os tipos de SPED

1) SPED Contábil

A quem se aplica so SPED Contábil?

Empresas com tributação pelo lucro real e empresas tributadas com base no lucro presumido (ou seja, todas as empresas que não sejam optantes pelo Simples)

O que é SPED contábil?

É o sistema onde é lançada a escrituração contábil relacionada à empresa. O prazo para lançamento é o último dia útil do mês de Maio seguinte ao ano que se referem os documentos. O recibo gerado na transmissão é válido como comprovante de legitimação desse processo.

O que deve ser transmitido no SPED contábil?

Os antigos Livros Diário, Razão e/ou Balancete Diários e seus auxiliares foram substituídos pela entrega de um único arquivo digital, a ECD – Escrituração Contábil Digital.

O site da Receita Federal disponibiliza para download o Manual de Orientação da ECD –  Escrituração Contábil Digital no site da Receita Federal: clique aqui.  

2) SPED Fiscal

A quem se aplica o SPED Fiscal?

Empresas contribuintes do IPI e ICMS, exceto alíquotas dispensadas (que variam por Estado), devem apresentar o Sped Fiscal.

O que é o SPED Fiscal?

É o ambiente digital para transmissão das obrigações acessórias. Tem como objetivo a escrituração fiscal digital das informações referentes às movimentações da empresa para apuração dos impostos.

O que deve ser transmitido no SPED Fiscal?

Ao invés de enviar os livros de Entradas e Saídas para apuração de ICMS e IPI, é entregue o EFD – Escrituração Fiscal Digital. São transmitidos e autenticados todos os livros e documentos que fazem parte da escrituração fiscal da empresa.

Leia também:  Qual a importância do SPED fiscal para a gestão de uma empresa?

3) NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

A quem se aplica a NF-e?

Todas as empresas que têm obrigatoriedade na emissão de NF-e. Para saber se a sua empresa faz parte da exceção que foge a esta exigência, você pode verificar com o seu contador, pesquisar na SEFAZ do seu Estado ou  pesquisar no Protocolo ICMS 10/07, disponibilizado pela Receita Federal. Ainda assim, a adesão facultativa ao programa evita multas e outros problemas.

O que é NF-e?

É a versão totalmente eletrônica da antiga nota fiscal. Depois de adquirir o Certificado Digital para o seu CNPJ, que funciona como a assinatura eletrônica da empresa, é preciso ter um sistema para emissão de Notas Fiscais Eletrônicas.

A SEFAZ do seu Estado disponibiliza um software gratuito para emitir NFe, porém muitas empresa optam por utilizar um sistema próprio para uma gestão mais prática e inteligente, uma vez que o fornecido pela SEFAZ não armazena seus dados de produto, estoque e clientes.

O que deve ser transmitido na NF-e?

Deve ser registrada toda operação mercantil da empresa e, sendo enviadas em tempo real todas as informações à Secretaria da Fazenda.Elas servem como documentação fiscal das operações de compra e venda, operações interestaduais, devolução ou transferência de mercadorias, transações comerciais, operações de venda, bem com comprovar operações de simples remessa.

Mas, atenção:  NFC-e e NF-e documentam operações de venda de produto mas existe uma diferença em suas aplicações. NFC-e destina-se à venda ao consumidor final, enquanto a NF-e é aplicada em todas as demais operações.

4) NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

A quem se aplica a NFS-e ?

A Nota Fiscal de Serviço deve ser emitida por todas as empresas que prestam serviços para pessoa física e/ou jurídica.

O que é NFS-e?

É o documento fiscal que formaliza a prestação de serviços e simplifica a comunicação entre o prestador e a prefeitura do seu município, além de aumentar o controle sobre a arrecadação do ISS (Imposto Sobre Serviço). Para sua emissão, como na NF-e, é preciso adquirir um Certificado Digital para o seu CNPJ (exceto para MEI).

O que deve ser transmitido na NFS-e?

Enquanto o NF-e registra venda de produtos, a NFS-e registra a prestação de serviços.  O ambiente para envio dos dados é disponibilizado pelo município.

Acesse: as informações completas disponibilizadas pelo site da Receita Federal sobre a NFS-e

5) EFD-Contribuições

A quem se aplica  EFD-Contribuições?
Pessoas jurídicas de direito privado na escrituração da Contribuição com o PIS/Pasep e da Cofins.

O que é EFD-Contribuições?

É o módulo do SPED cujo objetivo é substituir o DACON na escrituração fiscal da contribuição relacionada ao PIS/PASEP, Cofins e recolhimento previdenciário.

O que deve ser transmitido ?

As informações dos fatores geradores das contribuições são transmitidas de forma centralizada. Todas as contribuições sociais e dos créditos, bem como da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta, devem ser enviadas em arquivo único mensal até o 10° dia útil do segundo mês subsequente ao de referência da escrituração.

Após a elaboração do arquivo, pode-se obter sua validação através do PVA EFD-Contribuições, um programa fornecido pelo SPED para auxiliar na checagem das informações em ambiente similar antes do envio em ambiente oficial.

Leia também: Empresas do Lucro Real podem creditar-se de PIS e COFINS sobre valor de aquisição.

Para aproveitar ao máximo as vantagens que o SPED oferece, converse com seu contador sobre automatização dos processos de escrituração. E para saber mais sobre revisão tributária, o Grupo Studio gravou um webinario sobre planejamento tributário que irá ajudar no seu processo de redução de impostos e planejamento tributário:

Webinario: Planejamento Tributário para empresas do Simples



José Carlos Braga Monteiro

CEO do Grupo Studio. Advogado especialista em Direito Tributário e Econômico, lidera a maior rede de franquias e soluções corporativas inteligentes do Brasil, há mais de 20 anos.