RECEBA NOSSO CONTEÚDO DE FORMA GRATUITA DIRETAMENTE NO SEU EMAIL

Grupo StudioE-ContábilComo implementar o BPO Financeiro em sua empresa?

Como implementar o BPO Financeiro em sua empresa?

Como implementar o BPO Financeiro em sua empresa?

No mundo conectado de hoje, o sucesso de um negócio é medido por sua eficiência. O que destaca uma empresa no mercado, seu grande diferencial, pode se resumir a processos inteligentes e inovadores com gerenciamento adequado e organização interna correspondente.

A terceirização dos processos de negócio (em inglês Business Process Outsourcing, ou BPO) surgiu como uma solução de gerenciamento e tem ajudado empresários de diversos setores de atuação a ganhar posicionamento em seus mercados.

Análises com BPO

Através de análises internas, muitas organizações tomaram consciência do quanto a execução de tarefas acessórias é pesada e onerosa. E a necessidade contínua de atualização sobre controles e exigências por demanda dos órgãos fiscalizadores tornou a manutenção e o acompanhamento dos processos uma problemática.

Por isso, inúmeras empresas estão progressivamente redistribuindo suas atividades para especialistas terceirizados e obtendo vantagens significativas, como por exemplo: redução de custos, uma vez que a terceirização dos setores custa bem menos do que a contratação de funcionários especialistas, e aumento da produtividade, com os processos automatizados e um especialista dedicado à sua execução e melhoria.

Aplicação do BPO no setor financeiro

A prática mais comum é delegar as rotinas que tomam muito tempo das equipes internas mas tem vital importância na saúde e crescimento da empresa, mesmo não fazendo parte da atividade fim, como as burocracias e ocupações acessórias das áreas administrativa, financeira, contábil e fiscal. A responsabilidade dessas atividades é redirecionada a um agente externo especializado que irá desenvolver os procedimentos em compliance com as boas práticas e otimizar os processos relacionados.

Continue lendo para saber mais sobre a aplicação do BPO no setor financeiro e como essa prática pode ajudar a sua empresa a ganhar competitividade.

Como o BPO ajuda as empresas?

Melhoria contínua e automatização dos processos:

Uma equipe de experts trabalha suas rotinas diariamente em busca de aprimoramentos e correções. Usando as melhores ferramentas para apuração e conferência dos dados, os números apurados são mais seguros resultando em relatórios gerenciais mais precisos, o que auxilia a alta gestão na tomada de decisões de forma mais assertiva.

Redução de custos operacionais e trabalhistas:

Erros humanos e falhas operacionais são as maiores causas de penalidades e sanções. Uma vez que os processos passam por vários níveis de verificação automatizada esses erros são reduzidos e até mesmo anulados. A terceirização permite também maior flexibilidade interna, reduzindo custos trabalhistas e problemas relacionados à gestão de funcionários. Os recursos recuperados podem então ser realocados de forma inteligente, sendo destinados à atividades que agregam valor à empresa.

Aumento da eficiência e integração de tarefas:

Os sistemas integrados permitem uma comunicação ágil entre áreas correlatas à atividade, como controle, governança e fiscal. A sinergia de processos possibilita que o aumento da produtividade alcance todos os setores da empresa

Os esforços internos saem dos processos burocráticos e passam a somar forças nas áreas chave da empresa. Uma vez que o empreendedor não precisa mais se preocupar com a conformidade dos processos que são cuidados pelos especialistas terceirizados, sua força é dedicada à conquistar posições competitivas no mercado em que atua.

Clareza e agilidade das informações:

O Outsourcing garante tempos de resposta rápidos ao unir a automatização dos processos com a integração dos sistemas. Os principais indicadores qualitativos e quantitativos são demonstrados de forma clara, apresentando informações como os principais gastos, receitas disponíveis, lucro no período apurado etc.

Especialistas à disposição:

Ter um time de especialistas dedicados à execução dos seus processos da forma mais correta e benéfica para a continuidade saudável do seu negócio é uma vantagem estratégica frente à concorrência. Somente ao conciliar o serviço de consultoria à atividade do BPO é possível realizar um planejamento alinhado aos objetivos estratégicos do negócio.

Como o BPO é aplicado à área financeira?

O departamento financeiro é uma área extremamente sensível do negócio. Não à toa, uma pesquisa do Sebrae apontou que cerca de 60% da mortalidade das empresas tem causas associadas à má gestão da área financeira. O mesmo estudo aponta também que empresas que costumam, com frequência, inovar em processos e procedimentos, tendem a sobreviver mais no mercado.

A estruturação dos processos exige rigor e qualidade para que gere resultados que auxiliem estrategicamente a tomada de decisão por parte dos gestores. O problema é que a maioria dos empreendedores não está preparado para as finanças, uma vez que a maioria dos donos de empresas dominam a atividade fim do negócio com perfeição mas não se aprimoram nas atividades complementares porém também essenciais para o funcionamento adequado da organização.

Webinar – EXCLUSÃO DO ICMS DA PIS/COFINS EXPECTATIVAS E CUIDADOS QUE O EMPRESÁRIO DEVE TER

A situação se torna ainda mais problemática em momentos de crescimento da empresa, pois o foco das atividades está na operação, e o rigor com os procedimentos financeiros acaba sendo deixado de lado.

BPO Financeiro surge como solução para empresas que:

  • Tem equipe reduzida ou não contam com um profissional de expertise financeira para assumir a função
  • Apresentam falhas na execução do processo, o que pode gerar desde perda de produtividade à sanções e penalidades.  
  • Possuem um controle financeiro desatualizado, tornando a execução das tarefas ineficiente
  • Não tem gestão ou interesse em aprofundar o conhecimento na área

 

Leia também: BPO Contábil: confira 6 razões para fazer na sua empresa.

Como o BPO funciona na prática?

As atividades e rotinas do departamento financeiro passam então para as mãos de uma equipe de especialistas em finanças. Toda a documentação referente ao setor é analisada, categorizada e lançada com a ajuda de ferramentas tecnológicas, os processos são mapeados e redesenhados para maximizar resultados e trazer segurança às operações e os procedimentos são realizados por profissionais atualizados sobre as novas exigências dos órgãos fiscalizadores.


Entre os serviços mais procurados do Outsourcing Financeiro estão:

  • Elaboração de fluxo de caixa
  • Contas a pagar e a receber
  • Conciliação bancária
  • Gerenciamento estratégico
  • Gestão orçamentária
  • Gestão de documentos
  • Gestão de indicadores
  • Análise de crédito
  • Emissão de documentos fiscais

O BPO ajuda a empresa a se adaptar ao mercado

As constantes mudanças nas demandas de mercado exigem adaptabilidade das empresas. Além das várias vantagens apresentadas anteriormente neste artigo, outro grande diferencial da contratação de forma terceirizada é a possibilidade de contratar modularmente as atividades para atender às necessidade de acordo com o momento do negócio.

Para as pequenas empresas, por exemplo, a fase é de dedicação total dos sócios para que o negócio se desenvolva e crie maturidade de mercado. O BPO auxiliará nas necessidades operacionais, podendo ser adotado em formato part-time ou full-time, adequando-se à realidade daquela empresa.

BPO garante qualidade e suporte ao departamento financeiro

Já para os negócios em fase de crescimento, a utilização do BPO garante qualidade e suporte ao departamento financeiro enquanto a equipe interna se dedica à geração de negócios e execução da estratégia.

É importante mencionar que para maximizar resultados é recomendado integrar o BPO Financeiro com os serviços de consultoria e assessoria. Dessa forma, a empresa terá apoio não somente na obtenção de dados e informações como também em sua leitura, interpretação e aconselhamento sobre as melhores soluções para cada caso. Isso eleva as chances de sucesso do projeto e transforma os dados em resultados tangíveis.

E fique atento: cada nível de atuação exige um tipo de acesso às informações internas, um nível de autonomia para ações e entregará diferentes resultados. Verifique com atenção as atividades contempladas na hora da contratação do serviço especializado.

Conclusão

Independente da atividade fim da empresa ou do tamanho, uma gestão financeira bem executada permite que a empresa olhe para o futuro, crescendo de maneira planejada e estruturada, maximizando os resultados financeiros e econômicos do negócio.

E você, já implementou o BPO no seu departamento financeiro? Conta para gente nos comentários como foi a experiência!

Ainda não escolheu uma empresa parceira e quer saber mais sobre consultoria financeira? Converse com um dos nossos consultores sem compromisso e conheça a força do Grupo Studio.


José Carlos Braga Monteiro

CEO do Grupo Studio. Advogado especialista em Direito Tributário e Econômico, lidera a maior rede de franquias e soluções corporativas inteligentes do Brasil, há mais de 20 anos.