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Grupo StudioCosméticosArmazenamento em nuvem para empresas de cosméticos

Armazenamento em nuvem para empresas de cosméticos

Administrar uma empresa, seja qual for o ramo de atuação, é sempre um desafio. Afinal, são diversos pontos que precisam de atenção para que o negócio funcione, como finanças, marketing, gestão de pessoas, planejamento fiscal, entre outros. 

Para o setor de cosméticos, isso não é diferente. Quem empreende nesse segmento também precisa estar sempre atualizado e em dia com as obrigações do negócio. Nesse contexto, uma das práticas mais importantes é o armazenamento dos documentos fiscais da empresa.

Se a sua empresa do setor de cosméticos ainda não tem como prática armazenar os arquivos fiscais ou se está precisando de uma solução mais eficiente para realizar esse processo, este artigo foi feito para você! Saiba porquê esse procedimento é importante e como adotá-lo no seu negócio de cosméticos.  

Por que armazenar documentos fiscais?

Todas as movimentações contábeis e fiscais realizadas por uma empresa geram registros e documentos que comprovam essas transações. Guardar esses registros é extrema importância para a declaração do imposto de renda da empresa e para fins de auditorias conduzidas pela Receita Federal do Brasil.

Isso porque, segundo a Lei 5.172, que integra o Código Tributário Nacional, os contribuintes têm a obrigação de guardar os seus documentos fiscais por 5 anos, sob pena de multa caso não seja cumprida.

Além disso, armazenar os documentos fiscais da empresa é relevante por uma questão de controle interno. É possível gerenciar melhor o fluxo de caixa da companhia, pois o registro das movimentações de entrada e saída de dinheiro estará sempre disponível.

Também é possível corrigir erros que possam ter sido cometidos no momento da emissão de uma Nota Fiscal, já que, com o seu armazenamento, pode-se verificar as informações sempre que necessário. 

Por fim, manter os registros fiscais armazenados e atualizados também pode ser vantajoso na hora de realizar uma auditoria interna na sua empresa. Isso porque os documentos fiscais podem ser regularmente revistos, evitando falhas que possam ir contra a legislação tributária vigente no país.

Como armazenar os documentos da sua empresa?

No passado, o armazenamento dos arquivos fiscais precisava ser feito de forma manual, lidando com arquivos físicos. Por isso, esse tipo de processo tendia a ser lento e complicado, requerendo bastante trabalho dos colaboradores da empresa para separar e catalogar todos os documentos individualmente.

Outro ponto negativo era a necessidade de manter um espaço físico considerável para acomodar todos os registros necessários, o que poderia ser um grande inconveniente para alguns empresários.

Felizmente, hoje em dia as empresas não precisam mais realizar o armazenamento dessa forma. Graças ao avanço da tecnologia e à criação de documentos digitalizados, as possibilidades de manter os arquivos se ampliaram.

Atualmente, a melhor maneira de guardar a documentação tributária de um empreendimento é por meio das soluções de armazenamento em nuvem. Esse tipo de solução permite que os arquivos estejam sempre disponíveis em um servidor externo para serem acessados via computador com acesso à internet.

Conheça o GSDrive

O GSDrive é a plataforma de armazenamento em nuvem criada pelo Grupo Studio. Nela, é possível guardar todos os tipos de documentos fiscais da sua empresa de cosméticos, como Danfe, notas fiscais no formato XML, entre outros.

Assim, o empresário não precisa mais se preocupar em manter os arquivos físicos, podendo deixá-los apenas armazenados apenas no software. Além de evitar o acúmulo de documentos na sede da empresa, o GSDrive ainda permite que os arquivos fiscais da empresa fiquem mais organizados e possam ser acessados diretamente pela internet. Isso inclusive garante mais mobilidade ao empreendedor. 

Ao contrário de outras ferramentas de armazenamento em nuvem tradicionais, das quais você talvez já tenha ouvido falar, o GSDrive foi desenvolvido especialmente para os documentos fiscais de empresas. Por isso, as ferramentas do software são otimizadas para esse tipo de registro, facilitando o acesso dos usuários.

Um exemplo disso é que o GSDrive ainda fornece aos seus assinantes uma série de relatórios completos sobre os arquivos armazenados por meio de um painel exclusivo. Assim, os profissionais de contabilidade que lidam com os dados da empresa podem achar os registros mais facilmente e realizar o trabalho contábil de forma mais rápida e eficiente.

Armazenar os arquivos fiscais da sua empresa de cosméticos em nuvem é a melhor forma de proteger os dados do seu negócio, organizar as documentações e garantir o cumprimento das normas tributárias vigentes no país, evitando multas e outras penalidades.

Quer saber mais sobre como o GSDrive funciona? Então preencha o formulário no site e receba um contato!

 


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Redação Grupo Studio